Email vs Ferramentas de gestão de projecto
Em anos anteriores, a maioria dos profissionais de negócios entrava no escritório e verificava seus e-mails pela manhã, antes de começar o dia.
No entanto, com o surgimento das redes sociais, ferramentas colaborativas e dispositivos móveis, a comunicação mudou.
Hoje, o e-mail está sendo eliminado e o software de colaboração social está conquistar o seu lugar.
O software de rede social interno tem apresentado soluções que já estão substituíram o e-mail na comunicação empresarial do dia a dia de um negócio. Quer os funcionários estejam conectando a uma intranet ou rede social interna da empresa e ficando atualizados com as conversas mais recentes ou adicionando tarefas e reuniões a um calendário compartilhado, poupando cada vez mais comunicações internas que via caixa de email seria uma logística dantentesca.
Economizar muito tempo
A maioria dos profissionais de negócios passa muito tempo a verificar e-mails. Também são inundados com e-mails de que suas caixas de entrada estão transbordando. Ao fazer login no software de colaboração social, você tem acesso a todas as atualizações para sua empresa e projetos de uma só vez. Você pode priorizar e responder ao que é mais urgente imediatamente de forma a e ter interações com mais pessoas em simultâneo poupando assim recursos de ter que se dirigir a cada um individualmente assim com as respostas a .
Aumento na produtividade.
O primeiro e-mail foi enviado em 1971. Hoje, mais de 2 bilhões de pessoas usam o e-mail para comunicar, mas o e-mail tornou -se um assassino de produtividade. O e-mail está quase sempre aberto no local de trabalho de uma pessoa, distraindo-a e reduzindo significativamente a produtividade. Reduzir o tempo gasto com e-mail (envio e recebimento) pode aumentar a produtividade.
Por exemplo, a empresa francesa Atos removeu totalmente o e-mail de sua equipe de mais de 74.000 e aumentou a produtividade imediatamente. As empresas que usam software social capacitam seus funcionários e podem se conectar mais rapidamente com funcionários, parceiros e clientes. Eles tornam-se mais ágeis e funcionam de forma mais inteligente, com comunicações unificadas, fácil acesso aos documentos e acelerando o fluxo de trabalho. O software social aumenta a produtividade em uma empresa, aumentando assim a vantagem competitiva da empresa.
Ao usar um software de colaboração social, você usa o e-mail mais como uma central de notificação.
Você recebe e-mails informando que está ocorrendo uma nova conversa na rede social, com um link para entrar e participar.
Tem uma pergunta para um grupo? Ou talvez a sua pergunta já tenha sido respondida?
Em vez de vasculhar seu e-mail, você pode encontrar rapidamente respostas para perguntas importantes em sua rede de colaboração social. Você pode criar e contribuir com uma lista de perguntas frequentes que são facilmente acessíveis e organizadas. Isso ajuda a reduzir o volume de e-mails enviados, especialmente sobre tópicos repetitivos.
Menos confusão.
Muitas vezes as informações perdem-se no e-mail por causa do encaminhamento, CCs e BCCs.
Compreender e relacionar-se com todo um thread de emails encaminhados também pode consumir muito tempo. Ao eliminar o e-mail e, em vez disso, ter um painel comum onde todas as informações são compartilhadas de uma só vez com o público certo, as ferramentas de colaboração online oferecem comunicação direta sem os aborrecimentos e a confusão do e-mail.
Procurar um documento anexo num desses e-mails com cc.ed?
Evite a frustração de enterrar o nariz no e-mail quando você pode pesquisar rapidamente em seu software de colaboração para localizar, gerenciar e atualizar documentos e anexos de arquivo.
Esses arquivos são mais facilmente acessíveis e identificados. Em vez de ficarem bloqueados em uma conta de e-mail individual, esses arquivos ficam visíveis e podem ser compartilhados rapidamente.
Menos confusão.
As informações se tornarão mais pesquisáveis.
Com o e-mail, o conhecimento pode ficar rapidamente preso na caixa de entrada.
O e-mail é um sistema fechado em que a única pessoa que pode pesquisar em cada conta é o proprietário individual. O usuário individual pode rapidamente se tornar um gargalo, impedindo a colaboração e o progresso. Isso evita o compartilhamento e limita a velocidade e o acesso às informações necessárias para um grupo.
Com o software de colaboração social, você tem todas as informações disponíveis em uma área. Você pode pesquisar todos os seus dados com rapidez e facilidade. Tudo se torna pesquisável pelas pessoas que você escolheu para ter privilégios de pesquisa. Em software de colaboração social, toda comunicação é geralmente escrita dentro de um determinado contexto e organizada de forma que seja fácil de encontrar.
substitua o e-mail por ferramentas de colaboração online
Uma grande quantidade de informações da empresa fica bloqueada no e-mail. O e-mail torna-se um silo de informações e, quando uma pessoa sai da empresa, essas informações muitas vezes podem se perder ou desaparecer. Isso é prejudicial para a empresa, que pode ter que investir novos recursos para localizar ou recriar as mesmas informações. Em vez disso, seria mais útil ter uma base de conhecimento compartilhada.