Boas práticas de trabalhar em drives partilhados
Práticas recomendadas dos drives compartilhados do Google (drives da equipe)
Os drives compartilhados do Google (anteriormente conhecidos como Drives de equipe) são um recurso do G Suite do Google que oferece espaço partilhado no Google Drive onde equipa podem criar, armazenar, pesquisar, colaborar e ter acesso a todos os arquivos pertencentes à equipa.
Abaixo está uma lista das melhores práticas para usar drives partilhados
Planeie a estrutura do drive partilhado antes de criar um. Algumas perguntas para se fazer:
De quantos drives compartilhados eu preciso?
Não há limite de quantos drives compartilhados você pode criar.
Como devemos gerenciar a associação ao drive partilhado?
Lembre-se de que todos no nível do drive compartilhado poderão ver todos os arquivos e pastas no drive compartilhado.
Observação: todos em uma equipe (ou seja, membros do drive compartilhado) podem pelo menos ver todos os arquivos e pastas nesse drive compartilhado. Se você precisar que um grupo menor de pessoas tenha acesso a um determinado conjunto de documentos, compartilhe uma pasta com o subconjunto específico de pessoas ou crie um novo drive compartilhado. Quando você compartilha no nível da pasta, essas pessoas só podem ver o conteúdo dessa pasta (a menos que sejam membros no nível do drive compartilhado).
Estabelecer convenções de nomenclatura
No momento, não há barreiras configuradas em drives compartilhados do Google para impedir o mesmo nome em vários drives, arquivos ou pastas compartilhados. Recomendamos que as equipes usem o prefixo do Active Directory ou um prefixo geralmente reconhecido para sua escola, faculdade ou unidade.
Exemplos:
ITS | Todos os funcionários
LSA | Conduz
EAS | FIN | Melhoria
ITS | INF | Lançamento de drives compartilhados
Migrar dados do Google Meu Drive para drives compartilhados
Migre seus arquivos em vez de fazer cópias. Fazer cópias pode causar confusão e alterar os links que podem ser marcados ou postados em outro lugar. Quando um arquivo é migrado, o link permanece o mesmo e os colaboradores que atualmente têm direitos de Editor / Visualizador / Comentador para esse arquivo continuarão a ter acesso mesmo depois que o arquivo for movido para um drive compartilhado.
Observação: os drives compartilhados do Google podem conter no máximo 400.000 arquivos e pastas. Para mais informações sobre os limites, consulte os limites do drive compartilhado.
Atribuir permissões de acordo
Recomendamos atribuir a função de gerente a apenas algumas pessoas, ao mesmo tempo que atribui aos grupos da MCommunity e outros indivíduos a função de gerente de conteúdo ou colaborador. As permissões da função de gerente incluem a capacidade de excluir arquivos, gerenciar membros da equipe e alterar o nome do drive compartilhado. Para mais informações sobre a associação e permissões dos drives compartilhados, consulte Visão geral dos drives compartilhados do Google (drives da equipe).
Associação e gerenciamento de drives compartilhados
A associação pode ser gerenciada individualmente ou com grupos MCommunity. Recomendamos o uso de grupos MCommunity para que, quando uma alteração for feita no MCommunity, a alteração também seja feita automaticamente na associação do drive compartilhado do Google. Ao usar um grupo MCommunity, recomendamos fornecer o nível de permissão apropriado mais baixo. Níveis de permissão mais altos podem ser atribuídos a indivíduos nesse grupo, conforme necessário.